هل تشعر أحيانًا أن الاجتماعات في شركتك تُهدر وقتًا أكثر مما تضيف قيمة؟ لو كنت من الذين يخرجون من اجتماع طويل وهم يتساءلون: "ماذا أنجزنا أصلًا؟"، فأنت لست وحدك. في العالم العربي، الكثير من المؤسسات تعاني من "ثقافة الاجتماعات الماراثونية"، حيث تمتد المناقشات لساعات دون قرارات واضحة. لكن الخبر السار أن هناك استراتيجيات عملية يمكنها أن تقلص هذا الوقت من ساعتين إلى 20 دقيقة فقط، مع نتائج أفضل وأكثر وضوحًا.
1. حدد الهدف قبل الاجتماع
أكبر خطأ هو الدخول إلى اجتماع دون هدف محدد. قبل أن تدعو فريقك، اسأل نفسك: ما هي النتيجة التي أريد الخروج بها؟ هل هو اتخاذ قرار، حل مشكلة، أو توزيع مهام؟ الهدف الواضح يختصر نصف الوقت لأن الجميع يعرف لماذا هو موجود.
2. قلّل عدد الحضور
الاجتماعات ليست محاضرات عامة. إذا حضر عشرة أشخاص وكل واحد أراد الحديث لدقيقتين، فهذا يعني 20 دقيقة ضاعت فقط في الاستماع للجميع. اجعل الحضور مقتصرًا على من يملك القرار أو من لديه معلومة أساسية.
3. التزم بجدول أعمال صارم
جدول الأعمال هو خريطة الاجتماع. حدده مسبقًا وأرسله للحضور قبل الاجتماع. ضع وقتًا محددًا لكل بند (5 دقائق مثلًا) والتزم به. إذا خرج أحد عن الموضوع، ذكّر الجميع بالجدول وارجع للخط الأساسي.
4. استخدم قاعدة الـ "20 دقيقة الذهبية"
الأبحاث تشير أن تركيز الإنسان يبدأ في التراجع بعد 20 دقيقة. لهذا السبب، اجعل اجتماعاتك قصيرة ومركزة. إذا كان الموضوع معقدًا، اجعله أكثر من جلسة قصيرة بدلًا من جلسة واحدة طويلة.
5. اعتمد على التكنولوجيا
أدوات مثل Zoom، Slack، و Trello يمكن أن تغني عن كثير من الاجتماعات. ليس كل نقاش يحتاج "قاعة اجتماع"، فبعض الأمور تُحسم برسالة أو تحديث على منصة العمل.
6. وثّق القرارات فورًا
لا تخرج من الاجتماع بعبارات عامة مثل: "سنعمل على هذا قريبًا". بل ضع مهام واضحة: من المسؤول؟ ما هو الموعد النهائي؟ وكيف سيتم متابعة التنفيذ؟ هذا التوثيق يحوّل الكلام إلى أفعال، ويمنع الاجتماعات المتكررة بلا جدوى.
7. ألغِ الاجتماعات غير الضرورية
ليس كل شيء يستحق اجتماعًا. أحيانًا يكفي بريد إلكتروني، مذكرة داخلية، أو حتى مكالمة قصيرة. إذا لم يكن هناك قيمة واضحة، لا تضيع وقتك ووقت فريقك.
الخلاصة
الاجتماعات الفعّالة ليست تلك التي تستمر طويلًا، بل التي تخرج بنتائج ملموسة. السر هو وضوح الهدف، اختصار الوقت، إشراك الأشخاص المناسبين، وتوثيق القرارات فورًا. إذا التزمت بهذه المبادئ، ستجد أنك حولت الاجتماعات من عدو للوقت إلى أداة نجاح.